Под технологическим процессом машинной обработки информации понимается совокупность операций, выполняемых под исходными данными в строго определенной последовательности с учетом применяемых средств и способов с целью получения необходимой результатной информации. Технологический процесс обработки информации на ПЭВМ характеризуется высоким уровнем автоматизации.
1. Организация документальных массивов в хозяйстве начинается со сбора информации. Он осуществляется ручным способом в первичных документах в период их составления.
2. Комплектация документов в пачки; она осуществляется работниками соответствующего участка работы.
3. Кодирование признанных номенклатур выполняется в соответствии с инструкцией по данным кодификатора
4. Составление сопроводительных ярлычков и сдача документов
На этом завершается первый этап технологического процесса – сбор информации.
Следующий этап – ввод данных в компьютер с первичных документов, затем контроль за правильностью ввода. Если обнаружена ошибка, она исправляется. Важнейшей стадией технологического процесса является получение контрольных итогов, которые необходимы для сверки накопительных и отчетных сводок. Их получают при вводе информации в компьютер по видам документов или другим группировочным признакам (дата, вид работ, счета). Для этого предусмотрена возможность просмотра на экране или печать протокола ввода данных.
На всех операциях технологического процесса необходимо предусмотреть надежные методы контроля (может быть предварительным, текущим и последующим). Предварительный контроль осуществляется при приемке –первичных документов, проверке и настройке компьютера и т.д. Текущий применяется при проверке тех или иных операций в момент их выполнения, чтобы предупредить брак, а последующий – для обнаружения и исправления ошибок, допущенных в предыдущих операциях. После ввода информации на экране появляется сообщений: «Все введено. Верно: «Да», «Нет». Бухгалтер проверяет правильность ввода и подтверждает с помощью курсора и клавиши «Ввод» («Да»). В противном случае курсор возвращается к первой записи и можно произвести корректировку.
Завершающий этап вывод на печать машинограммы. Весь технологический процесс можно изобразить в виде блок-схемы.
Схема 5.1
5.3 Выходные машинограммы
Автоматическая обработка информации на ПЭВМ позволяет выдавать результативную информацию в виде различных машинограмм. В условиях автоматизированной обработки учетной информации возрастает роль системы результативной выдачи информации, так как расширяются функции выдаваемых машинограмм. Если в первичных документах отражаются реквизиты постоянного и переменного характера, их количественное и суммарное значение, то в машинограмме – результат соответствующей группировки этой информации. По машинограмме можно проверить правильность и обоснованность расчетов, провести контроль, можно оперативно найти нужную информацию.
По учету работы грузового автотранспорта на УАТДП БПС предусмотрено составление двух выходных машинограмм.
1. № 11 «Ведомость распределения услуг автотранспорта по направлениям производственных затрат»
2. № 28 «Ведомость эксплуатационных показателей работы грузовых автомобилей (по гаражным номерам и маркам) (приложение 1 ).
Машинограмма № 28 содержит эксплуатационные показатели работы автотранспорта, обеспечивает составление всей отчетности по автотранспорту. В данном случае машинограмма составлена за февраль 2000 г.
Машинограмма составляется на каждую работающую машину. В первой графе машинограммы стоит число например, 6, 8 , номер первичного документа: 181,192 В следующей графе указывается табельный номер водителя автомобиля - 4102, потом код государственного номера автомобиля - 101. В графе «Часы» указано, сколько автомобиль был часов в наряде- 8 ч, за два дня итого - 16, в движении и под погрузкой – 5 и 6, итого 11 Следующая графа – число ездок – 15 и 18, итого: 33. Графа «Пробег» разделена на две части: общий пробег- 300,320 и пробег с грузом- 150,160. Здесь мы сразу можем увидеть на сколько эффективно использовался пробег автомобиля. В следующей графе указано, сколько тонн груза перевез автомобиль- 60,72, итого: 310. В графе «Сделано тонно-километров» указано, сколько тонно-километров проделано, то есть грузооборот автомобиля на данное число, за два дня - 1240. Следующая графа расход ГСМ по норме – 123 и 131 и фактически - +10,т.е 133 и +6, т.е – 137. и в последней графе указана начисленная сумма заработной платы водителя – 204 и 321,8 Данная машинограмма очень полно раскрывает все показатели использования грузового автомобиля. Имея на руках машинограмму за месяц очень удобно произвести анализ работы автомобиля (она сама фактически представляет собой анализ) и рассчитать необходимые для отчетности коэффициенты Перейти на страницу: 1 2
Другие материалы
Экспертиза и хранение документов Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное ...
Финансовые анализ предприятия на примере ОАО «Транснефть В современных условиях нормальное функционирование предприятия независимо от формы собственности требует от руководства тщательного, системно-комплексного подхода к анализу финансового состояния, а для грамотного управления финансами пред ...