В бухгалтерскую службу организации представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных. Кроме того, в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов, составленная на основании применяемых в организации норм расходования средств на отдельные виды представительских расходов. После утверждения такой сметы подотчетному лицу в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.
Как правило, денежные средства на представительские расходы, выдаются сотрудникам организации под отчет. Следовательно, в организации должен быть приказ руководителя о порядке выдачи подотчетных средств, в котором должен содержаться перечень лиц, которым такие денежные средства могут быть выданы. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы также устанавливается приказом по организации.
Ниже приведена примерная форма Приказа по организации о представительских расходах:
ООО «Мелена»
г. Москва от 11.01.2005 года
Приказ №
О представительских расходах на 2005 года
Приказываю:
1. Установить на 2005 года следующие нормы расходования средств на представительские расходы:
| Вид представительских расходов | Расходы на одного человека в день, руб. |
| Проведение официального приема (завтрак, обед или другое аналогичное мероприятие) | До 1000 |
| Транспортное обслуживание | До 600 |
| Буфетное обслуживание во время переговоров | До 200 |
| Оплата услуг приглашенного переводчика: - для руководителя делегации; - для членов делегации из расчета 1 переводчик на 5 человек | До 500 До 400 |
2. Назначить ответственным за расходованием средств на представительские расходы, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов, заместителя генерального директора Трофимова В.В.
3. Предоставлять отчет о приеме каждой делегации в течение 3 рабочих дней после окончания приема.
Генеральный директор
ООО «Мелена» Ерохин И.С.
М.П.
Последний этап предусматривает оформление ответственным лицом отчета о расходах на проведение официального мероприятия и его результатов и сдачу авансового отчета с документами, подтверждающими, что данные расходы произведены.
После проведения деловой встречи в бухгалтерию должны быть представлены отчет о расходах на проведение деловой встречи и акт на списание представительских расходов (авансовый отчет) ответственного за проведение официального мероприятия с оправдательными документами.
Из подотчета данные суммы списываются по истечении срока, на который они выданы, при представлении документов, подтверждающих понесенные расходы. При этом необходимо составление исполнительной сметы или акта по каждому случаю приема делегации по утвержденной руководителем форме. Исполнительная смета должна содержать такие реквизиты, как дата, место и программа проведения деловых встреч, список участвующих лиц с обеих сторон, величина расходов. Все произведенные расходы должны быть обоснованы приложенными к исполнительной смете правильно оформленными первичными документами.
Расходы на представительские цели должны быть подтверждены документами об оплате транспортных расходов, об оплате услуг переводчика, счетами предприятий общественного питания, другими первичными учетными документами.
Произвольно составленные акты не могут служить оправдательными документами, подтверждающими расходование средств. Перейти на страницу: 1 2
Другие материалы
Концепция управления человеческими ресурсами в организации Осуществляемые в России радикальные экономические преобразования, динамичные инновационные процессы во всех сферах хозяйственной и производственной деятельности, а также обострение рыночной конкуренции и глобализация экономики вызывают глу ...
Экономическое обоснование целесообразности создания малого предприятия акционерного типа Предприятие – это самостоятельно хозяйствующий субъект, созданный для производства продукции, выполнения работ и оказания услуг с целью удовлетворения общих потребностей и получения прибыли. Его основанием является профессиональн ...