Описываемый подход к созданию системы документационного обеспечения управления в Компании и предлагаемая классификация документов по типам и видам позволяет последовательно и осознано создавать комплект согласованных регламентирующих документов, фиксирующих организационную и административную структуру Компании и содержащих описания внутрифирменных стандартов деятельности, включая должностные обязанности сотрудников и правила выполнения бизнес-процессов.
Используемый подход позволяет строго соблюдать актуальность комплекта документов, четко представлять место вновь создаваемых документов в общем пакете, что обеспечивает быстрый поиск нужной информации и отслеживание внесений изменений во все взаимосвязанные документы.
Основой регламентации деятельности Компании является "Положение об аппарате управления", в котором фиксируется организационная структура Компании, административная подчиненность субъектов управления и должностных лиц.
Регламентирующие документы подразделяются на три типа:
Распорядительные документы;
Организационные документы;
Нормативные документы
Организационная структура, определенная в "Положении об аппарате управления" конкретизируется в организационных документах "Положения о департаментах", которые разрабатываются для профитных подразделений (подразделения приносящие прибыль и непосредственно осуществляющие бизнес-процессы) и в "Положениях об управлениях и службах", которые разрабатываются для обеспечивающих подразделениях (Управление делами, бухгалтерия, отдел кадров и т.д.).
Следующим уровнем иерархии организационных документов являются "Положения об отделах и группах", которые регламентируют организационное и административное взаимодействие субъектов управления внутри подразделений.
Подробно функциональные обязанности должностных лиц и сотрудников регламентируют "Должностные инструкции" и "Описания рабочих мест" (Job descriptions). Документы этого уровня максимально детализируют организационную структуру Компании до уровня конкретных рабочих мест.
Конкретные направления и предмет деятельности профитных подразделений регламентируются в нормативных документах "Положения о направлении деятельности", а для обеспечивающих подразделений в "Положениях о функциях управления".
Конкретные бизнес-процессы, выполняющиеся профитными подразделениями (в случае, если предварительный анализ указывает необходимость их официальной регламентации) регламентируются специально разрабатываемыми "Инструкциями по регламентации бизнес-процесса".
Деятельность обеспечивающих подразделений регламентируется "Инструкциями по регламентации функций управления".
Кроме собственно нормативных документов в работе как профитных, так и обеспечивающих подразделений могут использоваться другие материалы и руководства, обозначенные на схеме 1, как "Методические рекомендации по выполнению процедур". Эти материалы носят рекомендательно-справочных характер, и контроль соблюдения изложенных в них принципов осуществляется непосредственно на рабочем месте.
Документы распорядительного типа создаются в виде Приказов единоличного руководителя Компании, в виде Распоряжений вице-президентов, выполнение которых обязательно в рамках подчиненных им непосредственно субъектов управления, а также в виде Указаний, которые могут отдаваться как руководителем Компании, так и вице-президентами в отношении зависимых или дочерних структур, непосредственно не подчиненных Руководству Компании. Кроме того, к распорядительным документам относятся Решения коллегиальных органов, работающих в рамках Компании. Перейти на страницу: 1 2
Другие материалы
Состав совета директоров актуальные вопросы Внимание, которое уделяется на законодательном и практическом уровнях составу совета директоров (наблюдательного совета) хозяйственного общества, обусловлено значимостью вопросов, входящих в его компетенцию. Состав совета должен быть сбала ...
Экономическое обоснование целесообразности создания малого предприятия акционерного типа Предприятие – это самостоятельно хозяйствующий субъект, созданный для производства продукции, выполнения работ и оказания услуг с целью удовлетворения общих потребностей и получения прибыли. Его основанием является профессиональн ...