Хранение документов на ВЦ осуществляется в соответствии с методическими указаниями. Порядок хранения документов на машинных носителях (РД 50-524-84).
Речь идет о хранении перфокарт, перфолент, магнитных материалов (лент, дисков). Учет, хранение и использование машиночитаемых документов на ВЦ в оперативном режиме реализует специальная служба хранения. Она принимает, учитывает и хранит машинограммы: создает поисковые системы, аннулирует машиночитаемую документацию, выдает ее пользователям, передает на архивное хранение.
На каждый носитель заводится учетная карточка, куда вносится данные по его эксплуатации и следующие основные показатели: код по ОХДХ; регистрационный номер; краткое содержание; дата создания документа; срок хранения; код регистрации, вид носителя; место хранения и другие.
Информативно-поисковый аппарат составляют журналы, картотеки, карточки учета документов, ручные справочные картотеки.
Выдача машиночитаемых документов для использования осуществляется по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом.
Заключение
Таким образом, в заключении данной работы можно сделать следующие выводы.
Во-первых, экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.
Во-вторых, целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к н им на основе заключений экспертизы ценности документов.
В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.
Другие материалы
Инновационная политика в Томской области Как всякая политика, региональная инновационная политика есть «искусство возможного». Она определяется как региональными, так и общеэкономическими условиями, политическими и законодательными ограничениями для продвижения инноваций в регион ...
Эффективность организации и управления нетрадиционными источниками энергии в экономике РК Устойчивое развитие экономики Казахстана и ее успешное функционирование во многом зависят от уровня ее управления. В настоящее время важнейшей проблемой, от решения которой зависит экономическое положение и успех страны, является форм ...